和很多科技同業一樣﹐勤誠總部﹑廠區﹑銷售據點分散全球﹐因市場與功能定位不一﹐各據點的編制也有所差異﹐雖然通訊發展已無時差﹐但不免還是容易各做各的﹐比如:台北推行的﹐上海分公司不清楚;中國二廠為防疫所做的應變﹐德國分公司不知情…尤其單位人員越少﹐資訊越不流通﹐孤單單遠在天邊﹐容易文化沙漠化。

不能再這樣下去﹐企業文化是積沙成塔的事﹐我首先要落實的就是「分享」﹐要讓文化形塑的種子像蒲公英般在集團內播撒飛揚。

肩負企業文化推廣的部室同仁雖然做了許多努力﹐但挫折還是不少﹐我常跟他們說﹐若不能敲鑼打鼓﹐傳遞然後產生共識與影響﹐「文化」二個字就不能成立﹐而他們經常碰壁的理由不外乎:同仁工作都很忙﹑提不起興趣﹑會增加額外負擔﹑文筆不好﹑恐懼上台講話…。

我看來﹐這些都是可以經過溝通﹑調整而後消除。譬如文筆不好﹐那就指派專人協助潤稿;擔心增加負擔﹐就設計出幾款公版提供套用﹐所有流程標準化﹐減少花在排版上的時間;害怕上台的﹐要先引導心態調整﹐安排小型分享提供練習機會﹐能見度增加了﹐自信也會跟著提升。

2019年年初﹐電子報推廣小組成立﹐成員來自總公司和兩廠的人資﹑行銷設計﹑IT﹑董事長室﹐從5W2H展開心智圖盤點與規劃﹐趁著海外幹部年前返台﹐抓緊時機「文化勸說」﹐在1月底就發行了第一則電子報﹐全年共發了89篇;2020年增加至135篇﹐平均四天一篇活動類電子報﹐六天一篇學習類電子報﹐且都是在活動後的一周內完成﹐成果頗為豐碩﹐真正讓我感到欣慰的是養成主動分享的習慣﹐事前規劃的準備﹐當責不讓的態度及上下傳承的團隊合作。

新辦開幕酒會上﹐蔡玉玲董事致詞時也提及﹐勤誠的電子報文化讓她感到安心﹐因為能藉此了解並掌握公司的狀態。沒想到﹐電子報不只對員工成長﹑文化形塑有幫助﹐也能是對董監事負責的表現﹐甚至作為與外部夥伴連結的工具﹐益處多多。所以這期我挑選了幾個不同類型的電子報﹐給大家參考:

大型專案:嘉義新廠建置 / 總部搬遷

系列屬性的電子報﹐從專案一拍板﹐就以每個月發送電子報的方式讓全球員工都能掌握公司重大計劃的進展﹐例如專案會議的重大結論﹑廠區規畫藍圖﹑工程進行狀況﹑新辦周邊食住交通情報﹑動土典禮﹑開幕酒會等﹐同時也透過電子報把勤誠重要的歷史軌跡記錄下來。

標竿企業參訪

第一則電子報就是我帶隊前往台南寬仕企業參訪﹐同年的team building還邀請林昭圍董事長率團北上來辦桌時﹐許多同仁一眼就認出他﹐我們還延伸製作了一本專屬紀念冊相贈﹐讓他格外驚喜。分享是沉澱﹐也是複習﹐抱持感恩讓學習更入味。去年我們去了很多標竿企業參訪﹐也看了很多展覽﹐回來都製作成電子報﹐讓沒有參與的同仁同步取得新知﹐也作為與參訪單位保持交流的管道。

學習與活動經驗分享

這是數量最多的一類﹐從總部的藝術品創作競賽﹑LEAN 精實生產導入﹑新人分享會﹑名人講座﹑team building…﹐到兩廠的防疫大作戰﹑每日廣場舞﹑CPS精實管理﹑金屬雕塑比賽…﹐再到美國和德國分公司的居家上班經驗分享﹑月會活動﹑聖誕餐會…﹐透過電子報了解各區同仁的工作與休閒﹐同時互相觀摩學習﹐吸取優點﹐把好的點子再進階活用。

其中﹐有兩則報導別有故事﹐令我印象深刻。
一﹐是去年第一季疫情肆虐時﹐中國廠區嚴重缺工缺料﹐由於海外業務端並不夠了解中國當時嚴峻的處境﹐對於出貨問題只是急得跳腳﹐經過兩廠將疫情下的現狀和防疫對策寫成電子報﹐業務主管一看才知道原來廠區所有幹部﹑內勤大家全都上產線幫忙﹐雖然進度緩慢﹐但團結的精神可嘉﹐誤會自然化解﹐業務與生產間更加彼此體諒。

二﹐機殼是硬梆梆的產業﹐但兩廠人資同仁對軟性文化注入的用心﹐從電子報上就可以感受得出來。DGP廠發稿量僅次於總公司﹐人資群娣正面積極﹐對於各式活動蒐羅周全﹐總在第一時間分享報導; CHS廠的人資佳慧則是細膩入微﹐每逢季節交替﹐就會將廠區新上的景緻報導一番﹐我轉發給在前期就參與廠區建置的前監察人Minnie﹐她特別有感觸﹐對廠區綠化後的環境稱讚不已﹐透過電子報將情感上的連結傳遞給對方﹐是樁美事。