《夏LEAN贏》優化流程 創造價值

by 陳美琪
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勤誠40歲了,從撥接上網時代走到如今5G及AI世代,面對快速變化的世界,我們的思維也必須汰舊換新,不能僅憑舊有經驗以一套祖傳秘笈走天下。2020年秋季因緣際會下,我與詹志輝老師相識結緣,接觸到了Lean精實概念,對他深研各家理論,去蕪存菁統整成可被印證的系統方法,佩服至極,因此陸續將其系統論導入公司內部,建立團隊中的新思維,將企業中最核心的事物透過不同方法論進行控管。有了大方向,其他日常流程優化也不能輕忽,雖然流程優化無法強化企業核心競爭力,卻能提升營運效能。詹老師提出的『Lean Process』,便是透過價值流程分析進行流程改善,我希望以此檢視勤誠40年來不斷演變的各種作業流程是否已繁複僵化,找出效率與風控兼具的方式來提升績效,進而以系統性的方法釐清策略、改變思維,並針對當下痛點,尋思改善與落實之道。

這個想法在執行長Corona的全力支持下,一場始於盛夏的全集團競賽活動就此展開!

如何透過改善現有作業流程達到更高的工作成效,是此次競賽的首要宗旨,同時創造部門及公司的雙贏;也希望以輕鬆有趣的方式引導同仁們參加,因此活動企劃特地結合夏令營營隊的競賽精神與輕鬆氛圍,降低過往學習競賽較為嚴肅的印象,取自夏令營諧音的《夏LEAN贏》活動命名由此而來;海報設計風格活潑繽紛,用戰報的形式宣布每一階段的戰果,增添競賽趣味性。有別於過往的內部競賽以學習或概念引導的角度出發,此次活動更是希望將『Lean Process』觀念及方法確實的應用結合到工作上、做出實績。

因此以日常流程繁瑣的部門為優先執行單位,包括人資、財務、IT;而核心部門如業務、研發、製造、技術、品質等部門則以核心痛點流程為主。事實上,每個人工作岡位上都有需要被優化改善的地方,我們常易落入習於現況的狀態,即使現況令人不便也未必能痛定思痛進行改善,畢竟改動現有流程與習慣是一個需要碰撞的過程;但在日常工作中,我們都曾面對過流程不順暢之處,我希望透過這個競賽確實讓同仁們感受到『Lean Process』的重要性,學以致用,檢視工作流程,即便從細小的工作中也能思考是否還有更好的做法,達到確實有感的流程改善。

活動開跑後,全球共募集72件提案,以跨部門或跨據點合作組隊為主軸,由小組先進行流程改善企劃,部門主管擔任導師協助改善;各地辦公室提案踴躍、勢均力敵,在初審階段通過和持續改善的提案便幾近七成!

提案內容除了針對各式流程如活動報名、內部在職訓練、新人入職、SOP簽核等各種優化與改善,對於價格審查、庫存、供應商等流程或作業辦法也有改良提案,代表著大家在工作上早已存在許多痛點,有太多需要改善的流程,透過此次活動大家勇於提出問題,主動規劃解決方案,我十分欣慰。

為了協助各組更精準地進行流程改善企劃,主辦單位特地於9/19安排《Lean Process衝刺班》,由深諳精實之道的Megan輔導顧問帶著應用實例親自授課,細細拆解改善企劃所需的步驟與背後意義,將抽象的流程改善具象化,以流程圖與表格清楚呈現,快速幫大家抓到重點。

由勤誠主管群、單位代表、詹老師及Megan輔導顧問組成的評審團於10月初審核各團隊提交的企劃後,分別從總部、勤昆廠、前盛廠各挑選1組完整度較高的參賽隊伍,於策略會議中分享其流程改善企劃,為大家實例示範。如今競賽已進入最後衝刺階段,10/26 Megan顧問特別為參賽團隊開設《Lean Process超補腦進階班》,以策略周3組分享隊伍為案例,將各組需要改善的部分逐一點出,也特別歸納出幾項常見的錯誤及重點,例如傾聽流程中關鍵人員的心聲與痛點、建立解決的流程圖之外也要追蹤改善成效(KPI);同時也提醒大家流程效率與風險管控需取得平衡,不能為了求快速而過度刪減掉風控的機制。各項詳盡的說明讓與會同仁們恍然大悟、獲益良多。

看著同仁們在競賽過程中透過反覆思考與溝通,傾聽各自的痛點並領悟到Lean Process的邏輯,找出最優化的流程改善及預期改善的成果,我樂見大家的學習與成長,評審團們也十分慎重地進行評比,對各組提出的企畫反覆討論,雖抱持著鼓勵的態度,仍維持嚴格的審核機制。第二階段的審查於10/27揭曉,共計27組團隊晉級,其中獲得A級評分完整度較高的團隊共有10組,而B級評分的17組亦可透過進一步調整、完善其企畫內容,一起爭取最終榮耀。活動即將進入倒數計時,11月便會進入成果審查,最終的成果發表會及決賽將於12月揭曉,對於歷時近半年的《夏LEAN贏》流程改善競賽所帶來的成效與影響,我滿懷期許、拭目以待。

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